Microsoft 365. Критически важно делать резервные копии своих данных

Microsoft 365 предоставляет очень ограниченное резервное копирование данных с очень ограниченным сроком хранения. Мы покажем как обойти эти ограничения

Microsoft 365 - преимущества и ограничения

В современной быстро меняющейся рабочей среде предприятия должны иметь возможность легко получать доступ к своим данным с любого устройства, чтобы обеспечить бесперебойную работу и бесперебойную работу. Поскольку компании все чаще переходят на облачные операции, надежный и безопасный доступ к данным становится как никогда важным. Microsoft 365 (M365) — это мощный набор облачных приложений для повышения производительности и совместной работы, который получил впечатляющую аудиторию в 345 миллионов платных пользователей по всему миру.

Microsoft предоставляет очень ограниченное резервное копирование данных M365 с очень ограниченным сроком хранения для некоторых ресурсов, таких как электронная почта. Это не включает выборочное восстановление и более длительные точки восстановления, которые являются стандартными для большинства предприятий. Например, в случае атаки программ-вымогателей Microsoft может выполнить массовое восстановление вашего почтового ящика за две недели до этого, но вы тем временем потеряете всю работу и не сможете восстановить отдельные ресурсы, утраченные из-за случайного удаления.

Поэтому важно, чтобы предприятия рассмотрели возможность внедрения стороннего инструмента резервного копирования Microsoft 365, чтобы обеспечить дополнительные уровни защиты данных и резервное копирование данных в безопасные удаленные хранилища. Собственно, именно эту рекомендацию дает сама Microsoft . Цитата из стандартного соглашения об уровне обслуживания Microsoft 365 :

«Мы стремимся поддерживать Службы в рабочем состоянии; тем не менее, все онлайн-службы время от времени подвергаются сбоям и перебоям в работе, и Microsoft не несет ответственности за какие-либо сбои или убытки, которые вы можете понести в результате. В случае сбоя вы не сможете восстановить свой контент или данные, которые вы сохранили. Мы рекомендуем вам регулярно делать резервные копии вашего контента и данных, которые вы храните в Сервисах или храните с помощью сторонних приложений и сервисов».

Использование стороннего решения для резервного копирования для Microsoft 365 — это нечто большее, чем просто следование рекомендации Microsoft «защитить ваши собственные данные, потому что мы этого почти не делаем». Такие решения предлагают несколько дополнительных преимуществ, включая повышенную безопасность данных, более простое восстановление данных, больший контроль над резервным копированием данных и соответствие нормативным требованиям.

В этой статье объясняются ограничения M365, важность сторонних служб резервного копирования для M365 и рекомендации по выбору стороннего поставщика услуг резервного копирования.

Microsoft 365 — основы

Microsoft 365 — это облачная служба подписки, включающая набор инструментов для повышения производительности, включая Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Teams и многие другие. Пакет также содержит инструменты для совместной работы, включая Exchange Online, приложение для обмена сообщениями; OneDrive для бизнеса, облачное приложение для хранения файлов; SharePoint онлайн; и доступ к онлайн-версиям приложений Office.

Инструменты M365 обеспечивают облачное хранилище, управление электронной почтой и календарем, а также общение. Вы можете легко совместно работать над документами, электронными таблицами и презентациями, при этом несколько пользователей могут работать над одним документом одновременно. Однако, поскольку все инструменты M365 совместно используют данные, резервное копирование, безопасность и возможность восстановления этих данных имеют решающее значение.

Ваши данные, ваша ответственность

Возможности резервного копирования данных M365 ограничены. Microsoft 365 поддерживает модель общей ответственности, основанную на том принципе, что каждая сторона в отношениях несет частичную ответственность за успех этих отношений. Подразумевается, что и Microsoft, и ее клиенты играют определенную роль в обеспечении доступности и безопасности данных.

Хотя Microsoft хорошо известна своей высокой доступностью физической инфраструктуры, на которой работает Microsoft 365, защита данных не включена в стандартную лицензию M365, и для ее настройки требуется дополнительная и сложная конфигурация. В документации Microsoft также говорится, что ответственность за целостность и сохранение данных несут пользователи. По сути, Microsoft отвечает за базовую облачную инфраструктуру, а за безопасность данных Microsoft 365 отвечают пользователи.

Насколько безопасны данные Microsoft 365?

Встроенная функция резервного копирования M365 имеет следующие ограничения, о которых следует знать пользователям.

Неадекватная защита от человеческой ошибки

Случайное удаление файла является наиболее распространенной причиной потери данных после программ-вымогателей. Если вы обнаружите, что файл был случайно удален, и ваше обнаружение выходит за пределы окна восстановления, указанного ниже, данные исчезнут навсегда.

Регуляторные санкции

По умолчанию SharePoint Online хранит удаленные элементы, включая файлы, в течение 93 дней. В течение этого времени удаленные файлы можно восстановить с помощью корзины или центра администрирования SharePoint Online. По истечении 93-дневного периода хранения удаленные файлы перемещаются в корзину второго уровня SharePoint Online, где они хранятся еще семь дней. Если за это время файл не будет восстановлен, он будет безвозвратно удален и не может быть восстановлен. Однако некоторые правила требуют от компаний хранить определенные данные не дни, а годы.

Ограничения регулирования Microsoft 365

Microsoft 365 интегрируется и обменивается данными со многими сторонними службами, что может быть проблемой, когда речь идет о действующих правилах. Например, GDPR защищает данные отдельных лиц, и передача таких данных за пределы ЕС/ЕЭЗ (Европейской экономической зоны) должна соответствовать этому регламенту. Великобритания также имеет собственную реализацию GDPR. Хотя Microsoft предоставляет механизмы передачи данных, такие как стандартные договорные положения (SCC), для облегчения и регулирования передачи, они, как сообщается, непрозрачны.

GDPR и UK GDPR также требуют, чтобы люди имели право на доступ, исправление и удаление своих личных данных. Microsoft предоставляет такие инструменты, как Центр соответствия требованиям Microsoft 365, чтобы помочь организациям отвечать на запросы данных, но эти инструменты оказались сложными в использовании.

Microsoft хранит данные M356 в центрах обработки данных по всему миру. Но некоторые правила конфиденциальности данных потребителей требуют, чтобы организации хранили данные в специально отведенных местах. Например, согласно GDPR, данные резидентов ЕС должны храниться на территории ЕС. Следовательно, данные M365 организаций ЕС, хранящиеся в США, нарушают GDPR. Однако, согласно Закону США об облачных технологиях, спецслужбы США должны иметь доступ к любым данным, хранящимся у компаний, базирующихся в США, и, таким образом, Microsoft по закону будет хранить свои пользовательские данные в облачных центрах обработки данных по всей территории Соединенных Штатов.

Этот сценарий приводит к конфликту правил. Добавьте к этому отсутствие прозрачности в отношении того, как Microsoft хранит и собирает данные, и M365 потенциально может нанести ущерб организациям с точки зрения как санкций, так и репутационного ущерба. В 2022 году Германия полностью запретила использование Microsoft в школах из-за проблем с доступом к данным третьих лиц.

Преимущества использования сторонних сервисов резервного копирования для Microsoft 365

Как отмечалось выше, Microsoft фактически поощряет клиентов использовать стороннее решение для резервного копирования своих данных. Уже одно это является достаточным основанием для этого.

Функциональность синхронизации OneDrive также отличается от резервного копирования. В хранилище OneDrive любая операция с локальными данными реплицируется в синхронизированной копии. Таким образом, если локальные данные повреждены, это повреждение данных реплицируется в синхронизированной копии. Это может иметь катастрофические последствия для крупных и сложных организаций. Но есть и другие преимущества использования сторонних сервисов резервного копирования.

Места за пределами сайта

Сторонние службы резервного копирования сохраняют ваши данные в удаленном расположении, предлагая выборочное восстановление данных, которое быстрее и проще, чем стратегия частичного восстановления данных M365. Сторонние решения для резервного копирования просты в использовании и управлении, а интуитивно понятные интерфейсы обеспечивают быстрый доступ к вашим данным.

Более быстрое время восстановления

В случае потери данных сторонние службы резервного копирования обеспечивают более быстрое восстановление, чем встроенные инструменты резервного копирования Microsoft; это может иметь решающее значение для минимизации времени простоя и обеспечения непрерывности бизнеса. Кроме того, они масштабируемы, а это означает, что по мере роста вашего бизнеса внешние решения могут обрабатывать большие объемы данных.

Лучшая гибкость

Обращение к поставщику за пределами Microsoft дает вам более гибкие окна резервного копирования и восстановления данных. Они также предлагают дополнительные функции защиты данных, такие как шифрование и многофакторная проверка подлинности, что делает их наиболее подходящими для организаций, работающих в строго регулируемых отраслях, таких как здравоохранение и финансы.

Рекомендации по выбору стороннего сервиса резервного копирования

Есть несколько рекомендаций, которым вы должны следовать при выборе стороннего сервиса резервного копирования данных M365. Перечисленные ниже факторы являются наиболее важными.

Функциональность

Определите свои потребности в резервном копировании. Убедитесь, что поставщик предлагает возможности восстановления данных, которые соответствуют вашим потребностям и обеспечивают простые и быстрые результаты. Проверьте наличие автоматического резервного копирования, возможности шифрования, восстановления на определенный момент времени, выборочного восстановления и возможности резервного копирования нескольких типов данных, включая электронную почту, файлы и SharePoint. Служба также должна придерживаться стандарта резервного копирования 3-2-1 в отношении разнообразия носителей и местоположений резервных копий.

Репутация и надежность провайдера

Поиск отзывов и отзывов от других клиентов; убедитесь, что поставщик уже некоторое время занимается бизнесом и имеет опыт работы с Microsoft 365. Проверьте, использует ли он технологии нового поколения, такие как шифрование данных с поддержкой машинного обучения, которое ограничивает доступ к резервным копиям данных как при передаче, так и в облаке. , или технология защиты от программ-вымогателей на основе ИИ для обнаружения и прекращения атак программ-вымогателей.

Поддержка клиентов и соглашения об уровне обслуживания (SLA)

Поставщик услуг резервного копирования должен предлагать круглосуточную поддержку без выходных, быстрое время отклика и несколько каналов связи со службой поддержки, таких как телефон, электронная почта и чат. Их обслуживание должно регулироваться SLA, определяющим, среди прочего, время отклика и ожидаемое качество обслуживания.

Соответствие и нормативные требования

Убедитесь, что поставщик резервного копирования соответствует требованиям соответствия. Если вы обрабатываете конфиденциальные данные, поставщик должен соблюдать стандарты соответствия, относящиеся к вашей отрасли, такие как HIPAA в здравоохранении. Вам также может понадобиться поддержка для соблюдения установленных государством стандартов конфиденциальности данных потребителей, таких как GDPR в Европейском Союзе и CCPA в Калифорнии, США. Кроме того, ваш провайдер должен быть в состоянии предоставить подтверждение соответствия и продемонстрировать, что его подход согласуется со сквозными системами кибербезопасности, такими как NIST CSF, CIS Controls или ISO 27001.

Цены

Наконец, рассмотрим цены на услуги резервного копирования. Выберите решение, которое предлагает прозрачное ценообразование без скрытых платежей и соответствует вашему бюджету.

Заключение

Сторонние службы резервного копирования имеют решающее значение для поддержания целостности и доступности данных Microsoft 365, поскольку они обеспечивают дополнительный уровень защиты и заполняют функциональные пробелы в средствах защиты Microsoft для M365.

Acronis — это авторитетная сторонняя служба резервного копирования, которая следует всем рекомендациям, описанным выше. Вы можете создавать резервные копии всей своей среды Microsoft 365, включая электронные письма, контакты, календари, файлы OneDrive, сайты SharePoint и данные Teams, в безопасное и надежное расположение за пределами сайта.

Acronis Cyber ​​Protect также предлагает выборочное восстановление, контроль версий и архивирование. Узнайте больше и попробуйте сегодня.